Ugrás a tartalomra

TriWorfklow - Vállalati folyamat menedzsment

Folyamat menedzsment

TriWorfklow - Folyamat menedzsment

Munkafolyamat támogató rendszer megoldásunk olyan nagy- és közepes méretű vállalatoknak készült, ahol a termelő vagy egyéb tevékenységek jól meghatározható folyamatokra épülnek, és ezen folyamatok pontos, határidőre történő dokumentált elvégzése a vállalat működése szempontjából kritikus fontossággal bír.

Rendszerünk egyaránt támogatja a szigorú és a megengedő, követő workflow folyamatok definiálását, végrehajtását és monitoringját.

TriWorkflow megoldásunk bevezetése révén a kulcsfolyamatok teljes mértékben automatizálttá válnak, a határidős teljesítés többdimenziós mechanizmus (határidőkezelés, feladatértesítés, eszkaláció menedzsment) mentén biztosított.

Folyamattervezés és -kezelés

A vállalati folyamatok leképezése egy többszintű (főfolyamat, folyamat, rész- vagy alfolyamat, feladat, részfeladat) folyamatstruktúra mentén történik.

A rendszer a folyamatdefiníció során egyaránt támogatja

  • a soros végrehajtást,

  • a párhuzamos végrehajtást,

  • és vegyes végrehajtást;

  • az elágazási és gyűjtőpontokat,

  • a beágyazott folyamatokat, valamint

  • a visszacsatolási körök kialakítását.

A folyamatdefiníció lezárást követően a valós indítás előtt módunk van a folyamat tesztelésére. A folyamatdefiníciók megfelelő jogosultság birtokában módosíthatók. (Ezeket a módosításokat a rendszer automatikusan naplózza.) A folyamatok verzionálása biztosítja, hogy mindig a legutoljára mentett folyamatdefinícióval történjen a folyamatindítás.

A folyamatok indítása történhet a megfelelő indítási paraméterek teljesülése esetén automatikusan, vagy (tipikusan) ad-hoc folyamatok indításánál akár manuálisan is.

Felelősök kezelése

A definiált folyamatok minden szintjéhez egyedileg felelősöket kell rendelnünk. Felelős lehet egy konkrét felhasználó, de lehet akár egy több felhasználót magába foglaló felhasználói csoport is. A felelős a workflow indítását követően munkalistájában illetve e-mail értesítés formájában értesül arról, hogy feladata érkezett.

Határidőkezelés

A TriWorkflow rendszer által támogatott határidőkezelés a folyamatszintű és a feladatszintű határidők definiálását egyaránt támogatja.

Eszkaláció menedzsment

Egy-egy workflow definíciójával párhuzamosan szükség van a határidőcsúszások okozta eszkalációs mechanizmusok kialakítására is. Ezek a mechanizmusok lehetnek automatizáltak, a szervezeti hierarchiára épülőek vagy egyedileg paraméterezettek. Eszkalációt követően a folyamat folytatása csak az előre definiált adatok megadását követően lehetséges.

Feladatkiosztás - erőforrás optimalizálás, prioritás kezelés

Feladatot kioszthatunk egyetlen felhasználó vagy egy akár felhasználói csoport számára. Csoportos feladatkiosztás esetén a feladat automatikusan a legkevésbé terhelt munkatárs felelősségi körébe kerül. Speciális szakmai kompetenciát igénylő feladatoknál a felelős személy kiválasztását előzetes kompetencia vizsgálat támogatja. A munkafolyamatok hatékonyságának optimalizálása érdekében a feladatokhoz prioritási szinteket rendelhetünk.

Feladatértesítések

Minden felhasználó egyedileg, saját beállításainak megfelelően azonnali, vagy késleltetett értesítéseket kaphat e-mailben a számára kiadott feladatokról. (A rendszer által küldött értesítők egyaránt alkalmasak levelező kliensben, okostelefonon vagy táblagépen való megjelenítésre!)

  • Értesítés küldése új feladat érkezéséről

  • Figyelmeztetés küldése a feladat határidejének közeledtéről

  • Értesítés küldése lejárt határidőről (felelősnek és felettesének egyaránt)

Helyettesítések kezelése

Távollétünk esetén a rendszerbe épített helyettesítés kezelés révén egyedileg és/vagy  központilag megadhatjuk, mely munkatársunk helyettesítsen minket. A helyettesítő kolléga automatikusan örökli a helyettesített minden jogosultságát és feladatát. A helyettesítés időtartama alatt elvégzett (a helyettesítetthez tartozó) feladatok adatai között egyértelműen feltüntetésre kerül, hogy a helyettes végezte el a feladatot.

Riportok, lekérdezések, monitoring

Rendszerünk lehetővé teszi a vállalatnál indított valamennyi folyamat folyamatos, valós idejű monitoringját. Az arra jogosult, vezető beosztású munkatársak szerepköreiknek megfelelően különböző riportok segítségével lekérdezhetik a hozzájuk, valamint beosztottjaikhoz tartozó folyamatok és feladatok státuszát.

  • Átlagos készre jelentési idők - folyamat, feladat, részfeladat szinten

  • Átlagos várakozási idők - folyamat, feladat, részfeladat szinten

  • Határidő csúszások átlagos mértéke - folyamat, feladat, részfeladat szinten

  • Összes az időtartamra vonatkozó feladat felhasználónként

  • Összes az adott időtartamra vonatkozó feladathoz kapcsolódó késés felhasználónként

  • Státusz jelentések - felhasználókra, felhasználói csoportokra

Minden a rendszerben megtalálható riport esetében lehetőség van közvetlen exportálásra, valamint nyomtatásra is.

Együttműködés folyamat modellező rendszerekkel

Egyedi projektek keretében TriWorkflow megoldásunkat ügyfeleink igényeinek megfelelően akár külső folyamatmodellező (ViFlow), vagy folyamat definíciós rendszerekkel (ARIS) is összekapcsoljuk, ezáltal egy integrált vállalati folyamat menedzsment architektúrát megvalósítva.

További funkciók:

  • Folyamat-verzionálás

  • Ad-hoc folyamat-indítási lehetőség

  • Folyamatok összekapcsolása

  • Dokumentumok és egyéb fájlok csatolása folyamatokhoz, feladatokhoz

  • Összetett keresési lehetőségek

  • Űrlapok kezelése

  • Menedzsment dashboard

Projekt menedzsment vagy folyamat menedzsment?

Projektmenedzsment

Workflow menedzsment

Kevés munkafolyamat

Nagy számú munkafolyamat

Egyedi folyamatok

Uniformizált folyamatok

Terv/tény adatok fontos szerepe

A normaidő-teljesítés fontos szerepe

Projekt egyedi értéke a meghatározó

Folyamatok összértéke a meghatározó

Profit Center

Cost Center

Technológiai előnyök

Alkalmazásaink többféle módon képesek kommunikálni külső rendszerekkel: szabványos web service interfészen keresztül, XML/JSON alapú HTTP/HTTPS kéréseken keresztül, XLS/CSV adatfájlok importján/exportján keresztül, iktató/betöltő csatornák révén A rendszerek valamennyi funkciója hozzáférhető XML/JSON alapú HTTP/HTTPS kérések segítségével, ezt tipikusan a felhasználói kliensekkel történő kommunikációjára használja a rendszer. Az adatkommunikáció biztonságos csatornákon történő megvalósítása natívan támogatott.
Rendszereink tervezése és kialakítása során minden esetben törekszünk a felhasználói felület lehető legergonomikusabb kialakítására, a képernyők és funkciók felhasználói munkafolyamatokhoz való illesztésére.
Megoldásaink beépített testreszabási funkcióinak köszönhetően a bevezetést követően számos paraméterezési, módosítási lehetőség áll a rendszer üzemeltetői, adminisztrátorai rendelkezésére. Ezek egyike sem igényli szállítói erőforrás bevonását, illetve fejlesztői tudást.
Alkalmazásaink multi-platform rendszerek, melyeket Windows, Linux és Macintosh környezetben egyaránt alkalmazhatunk. A rendszerek szerverkörnyezetbe történő telepítést követően intraneten, vagy interneten keresztül érhetők el. A megoldás használatához a felhasználóknak mindössze egy böngészőre van szükségük.

Iratkezelő megoldást keres?

Ismerje meg TriDoc enterprise megoldásunkat.