Ugrás a tartalomra

TriDoc standard - Dokumentumkezelő megoldás

Dokumentum menedzsment

TriDoc standard - Dokumentumkezelő megoldás

Magas szintű dokumentum menedzsment megoldás kis és közepes méretű vállalkozások számára.

TriDoc standard dokumentumkezelő megoldásunk hatékonyan támogatja szerződések, megrendelések készítésének és jóváhagyásának folyamatát ; kiválóan alkalmas a beérkező, szkennelt számlák iktatására, vezetőségi HR dokumentumok kezelésére, és a kereskedelmi folyamatok támogatására.

Termék weboldal

TriDoc standard - Dokumentumkezelő megoldás

Képernyőminták

Demo

Referencia rendszereink: Bank of China Magyarország, Linamar Hungary Zrt., Aqua-General Kft., Hilltop Neszmély Zrt., ECSEL JU, REGIO Játék

Dokumentum iktatás

A TriDoc standard használatával rendet teremthet céges dokumentumai között. Az iktatott dokumentumok több beépített és egyedi meta adattal láthatók el. Ezek mindegyike külön és együtt is használhatók a dokumentumok visszakeresésénél.

A dokumentumkartonhoz történő fájlcsatolás tetszőleges formátumú fájlok tárolását (pl.: pdf, docx, odt, xlsx, jpg, png, html, avi, wmv stb.) teszi lehetővé. A dokumentumok a hozzájuk kapcsolódó összes adattal a TriDoc archívumában (adatbázis) kerülnek tárolásra, ahonnan bármikor egyszerűen és gyorsan kikereshetők.

Csoportos, manuális iktatással egyszerre akár több tíz, kiválasztott dokumentumot is tudunk iktatni a rendszerbe.

A TriDoc dokumentum iktatási funkcióját MS Office alkalmazásokba integrálva, akár közvetlenül a dokumentum mentését követően még az alkalmazásból iktathatjuk azt a TriDoc rendszerbe.

E-mail alapú irodai eszközeink (szkenner, fax) integrálásával akár nagy mennyiségű dokumentumot is iktathatunk automatikusan, emberi beavatkozás nélkül.

A folder (alkönyvtár) alapú iktatás segítségével a megadott mappákban található dokumentumok is – az előre beállított paraméterekkel - automatikusan iktatásra kerülnek a rendszerbe.

Háromszintű verzionálás

A TriDoc rendszer minden behelyezett állományt egy háromszintű verziószámmal lát el, amelyet vagy a felhasználó ad meg, vagy a rendszer maga generál. Mindkét esetben garantált, hogy a legutóbbi verziónál nagyobb verziószámmal kerül rögzítésre a dokumentum.

Dokumentumok összekapcsolása

Kapcsolja össze logikailag összefüggő dokumentumait. Iktatott szerződéseihez kapcsoljon teljesítési igazolásokat, átvételi jegyzőkönyveket, kiállított számlákat!

A bevezetés során kialakításra kerül a kapcsolódó dokumentumok változásainak kezelése funkció is, mely alkalmas lesz arra, hogy amennyiben egy dokumentumon változtatást eszközölünk, úgy annak kapcsolódó dokumentumainak módosítására is figyelmeztessen.

Csoportmunka támogatás – Check-in Check-out

A TriDoc rendszer a csoportmunka során ügyel arra, hogy az adott dokumentumon ne történjen konkurens szerkesztés, valamint a csoportmunka minden pontján, nyomon tudjuk követni, hogy az adott pillanatban kinek a szerkesztése alatt áll a dokumentum.

Dokumentum iktatás adatlap másolással

Amennyiben több azonos, vagy hasonló meta adatokkal rendelkező dokumentumot szeretnénk egymást követően iktatni, úgy azt az 'Új adatmegtartás'-sal funkció segítségével tehetjük meg; mely segítségével egy teljesen új dokumentum adatkartont hozhatunk létre, melynek mezői megegyeznek a korábbi dokumentummal.

Sablon alapú dokumentum-generálás

A TriDoc rendszer sablonozó modulja lehetőséget biztosít a sablon alapú dokumentum-generálásra a rendszerben kezelt sablonok felhasználásával. A sablonok alapján történő dokumentum-generálás a rendszer egyéb funkcióihoz hasonlóan szerepkörhöz köthető jogosultság birtokában érhető el.

A sablon alapú dokumentum-generálást használható formanyomtatvány alapú dokumentumok, jegyzőkönyvek, termékleírások, szerződések, megrendelőlapok, HR dokumentumok stb. előállítására. A generált dokumentumok célformátum a docx vagy pdf.

A sablon alapú dokumentumkészítés a megfelelő előkészítést követően egyszerűen, közvetlenül a dokumentum adatkartonjáról történhet.

 

Dokumentumok listázása és keresése

A TriDoc rendszerben biztonságosan és nyomon követhető formában tudja tárolni elektronikus dokumentumait és az azokhoz tartozó információkat. (Képernyő: 26Dokumentum lista)

A TriDoc-ban rögzített dokumentumokat a hozzájuk tartozó főbb meta adatokkal, a dokumentumlista segítségével tudjuk megjeleníteni. A listát különböző paraméterek alapján szűrhetjük, majd igény szerint egyetlen gomb lenyomásával kinyomtathatjuk, vagy exportálhatjuk.

A rögzített dokumentumkartonokhoz tartozó különböző verziók azok minden rögzítette meta adata alapján az Archívum-keresés menüpontban egyszerűen és gyorsan kikereshetők.

Az archívum keresés képernyőn a dokumentum és verzió karton minden adata, így az egyedi mezők alapján is van módunk keresni. A találati listán a logikailag törölt dokumentum verziók is megjelennek. (Képernyő: Archívum-keresés)

Szabadszavas keresés

A TriDoc alkalmazás egyaránt támogatja az előfeldolgozott (OCR-ezett), valamint az egyéb fájlok tartalmában való kulcsszavak alapján történő keresést.

A szabadszavas keresés az előfeldolgozott iratok (xml, olvasható pdf) mellett támogatja az egyéb csatolt fájlokban (doc, docx, xlsx, ppt, pptx, ods, odt stb.) való keresést is. Képfájlok esetén az azok fájljaiban található meta adatok kereshetők.

Dokumentum archiválás és selejtezés

A rendszerbe rögzített dokumentumok mindegyikéhez rögzíthetjük azok megőrzési idejét. A megőrzési idő lejártával a dokumentumokat először logikailag, majd igény esetén akár fizikailag is törölhetjük a rendszerből.

Dokumentum történet

A dokumentum történet segítségével minden rögzített dokumentum kartonhoz vagy verzióhoz kapcsolódó megjelenítés, módosítás, zárolás vagy feloldás, jóváhagyás vagy elutasítás megjeleníthető. A különböző naplózási események dátumhoz, felhasználóhoz, projekthez vagy akár dokumentum kategóriákhoz kötötten jeleníthetők meg.

Ha egy dokumentum kartonjáról érkezünk erre a menüpontra a listaképernyőn az adott dokumentum részletes történetét tekinthetjük meg. A különböző feltételek alapján szűrt naplózási tételeket igény esetén exportálhatjuk a rendszerből.

Dokumentum statisztikák

A TriDoc rendszerben rögzített dokumentumokhoz kapcsolódó legfőbb mutatókkal kapcsolatban a TriDoc beépített statisztikái segítségével tájékozódhat.

A TriDoc rendszerben található alap statisztikák:

  • Átlagos várakozási idők felelősök szerint

  • Átlagos várakozási idők kategóriák szerint

  • Dokumentum számra vonatkozó statisztikák

  • Kategóriák, típusok, felelősök szerinti statisztikák

  • Időszak szerinti statisztika

  • Dokumentum szám statisztika

Csoportos műveletek

A különböző dokumentum csoportosan történő törlése, véglegesítése, jóváhagyása vagy elutasítása a Dokumentum lista képernyőn történhet.

A listából a megfelelő dokumentumok kijelölésével egyszerre akár több tucat dokumentumon is elvégezheti ezeket a műveleteket.

Dokumentumok csoportos iktatása alkönyvtárból

A dokumentumok tömeges, ad hoc jellegű iktatását a TriDoc rendszer alkönyvtár alapú iktatással támogatja. A csoportos iktatás segítségével a felhasználó akár egyszerre több, hasonló dokumentumot iktathat hálózati vagy akár saját gépén levő alkönyvtárakból.

Dokumentumok csoportos küldése

A rendszerbe iktatott dokumentumok akár külső személyek számára is elérhetővé tehetők a csoportos e-mail küldési opció segítségével. A felhasználóknak lehetőségük van akár több kiválasztott dokumentum e-mailben való küldésére. Amennyiben kívánjuk a küldeni kívánt fájlok tömöríthetők és jelszóval védetté is tehetők.

Dokumentumok vonalkódos azonosítása

A TriDoc rendszer támogatja a dokumentumok vonalkód alapú azonosítását. A dokumentumok könnyebb azonosíthatósága érdekében minden papír alapú dokumentumra vonalkód etikett ragasztható, amely azonosítószámát a TriDoc rendszer a dokumentum verzió kartonon tárolja.

Vonalkód nyomtatás

Vonalkódokat közvetlenül a rendszerből is nyomtathatunk, melyeket aztán dokumentumokra felragaszthatunk. A dokumentumokat a vonalkódos azonosító használatával rögzíthetjük, majd a felvitt dokumentumok között vonalkódok alapján kereshetünk.

A vonalkódok nyomtatása PDF fájlok generálásával történik, így ennek a funkciónak a megfelelő használatához egy PDF olvasó szoftverre van szükség.

Dokumentumok jóváhagyása - Engedélyeztetés

A dokumentumok jóváhagyását, engedélyeztetését a beépített workflow modul támogatásával dokumentum típusokhoz és/vagy projektekhez rendelve, az általunk tetszőlegesen választott jóváhagyókkal és jóváhagyási szintekkel tudjuk megvalósítani.

Jóváhagyási folyamatok

A rendszerben a különböző dokumentum típusokhoz egyedi jóváhagyási folyamatokat definiálhatunk, melyek megadják, hogy mely munkatársaknak és milyen sorrendben kell jóváhagynia az adott dokumentum típusba tartozó dokumentumokat.

A jóváhagyási útvonal lehet soros, párhuzamos, vagy ezek keveréke, ahol a párhuzamos ágaknál külön megadhatjuk, hogy mindegyik felelősnek jóvá kell-e hagynia a dokumentumot. Az adott munkafolyamathoz határidő rendelhető, amelynek lejárta után automatikus figyelmeztetés generálódik az előzetesen megadott személynek és az ő felettesének.

A haladó jóváhagyás segítségével jóváhagyási folyamataiban tetszőleges jóváhagyási szinten tetszőleges jóváhagyót tud meghatározni.

Jóváhagyási munkalisták

A belépett felhasználó jóváhagyási munkalistáján követheti nyomon aktuális jóváhagyási feladatait. A munkalista képernyőn megtekinthetjük, hogy:

  • mely dokumentumaink várnak jóváhagyásra,

  • mely dokumentumainkat értékelték már, illetve hogy

  • mely dokumentum jóváhagyási feladatokkal vagyunk késésében.

A listában szereplő jóváhagyandó dokumentumok alapadatait, a csatolt fájlokat, valamint a többi felhasználó által leadott értékeléseket egy kattintással megtekinthetjük, majd akár azonnal értékelhetjük is a kiválasztott dokumentumot.

Amennyiben a felhasználó igényt tart rá, úgy jóváhagyási feladatairól a rendszer e-mailben is értesíti.

Projektek kezelése

A rendszerbe felvitt dokumentumainkat projektekhez is rendelhetjük. A TriDoc rendszerbe tetszőleges számú projektet vihetünk fel, melyek mindegyikéhez egyedi hozzáférési jogokat határozhatunk meg.

A projektekhez igény esetén egyedi jóváhagyási workflow-kat is definiálhatunk.

Automatikus, csoportos iktatás

Email, fax és szkenner integráció

E-mail alapú dokumentum iktatási csatornák létrehozásával könnyedén automatizálhatja e-mailben, faxon bejövő dokumentumai csoportos iktatását. A különböző csatornákon beérkező dokumentumok az előre meghatározott paraméterek (cím, dokumentum kategória, típus, iktatókönyv, projekt) alapján automatikusan kerülnek iktatásra.

Az e-mail funkciót támogató szkennerek segítségével a szkennelt dokumentumok iktatása sem igényel többé emberi erőforrást.

Fájl alapú betöltés esetén egy, a TriDoc rendszer által elérhető mappára lesz szükség, amelyből a rendszer az iktatni kívánt fájlokat be fogja olvasni. Az iktatás során használt meta adatok az e-mail alapú iktatással azonos módon, előre kerülnek meghatározásra.

A fájl alapú iktatás lehetőséget biztosít xml alapú dokumentum iktatásra is. Ez esetben az xml hordozza magában a dokumentum információkat, melyeket a rendszer automatikusan rögzíteni képes. Az xml alapú iktatás tipikus felhasználási területe az előfeldolgozott (OCR-ezett) dokumentumok automatikus iktatása.

MS Office integráció

Dokumentumait közvetlen a Microsoft Office alkalmazásaiból - alkalmazásba épülő Add-In kiegészítőink segítségével - is iktathatja.

Elérhető Ms Office Add-Inek:

  • Ms Word Add-In 2010

  • Ms Word Add-In 2013-16

  • Ms Outlook Add-In 2010

  • Ms Outlook Add-In 2013-16

Partner kezelés – SAP integráció

A TriDoc termék partnerkezelő moduljának segítségével egységesen tudjuk menedzselni partner cégeinket és a hozzájuk kapcsolódó személyeket.

Amennyiben már rendelkezik meglévő partnertörzzsel (pl. SAP rendszerben), vagy bővíteni szeretné a TriDoc-ba előzőleg felvitt cégek, ill. személyek listáját úgy a partnerimport segítségével megteheti azt.

Az importáláshoz mintafájlokat is felkínál a TriDoc, melyek segítenek ellenőrizni, hogy az importálni kívánt állományok megfelelnek-e a rendszer által támasztott formai elvárásoknak. A TriDoc az importálást megelőzően és azt követően is lehetőséget biztosít az adatok ellenőrzésére, igény esetén az import utólagos visszavonására.

 

 

Technológiai előnyök

Alkalmazásaink többféle módon képesek kommunikálni külső rendszerekkel: szabványos web service interfészen keresztül, XML/JSON alapú HTTP/HTTPS kéréseken keresztül, XLS/CSV adatfájlok importján/exportján keresztül, iktató/betöltő csatornák révén A rendszerek valamennyi funkciója hozzáférhető XML/JSON alapú HTTP/HTTPS kérések segítségével, ezt tipikusan a felhasználói kliensekkel történő kommunikációjára használja a rendszer. Az adatkommunikáció biztonságos csatornákon történő megvalósítása natívan támogatott.
Rendszereink tervezése és kialakítása során minden esetben törekszünk a felhasználói felület lehető legergonomikusabb kialakítására, a képernyők és funkciók felhasználói munkafolyamatokhoz való illesztésére.
Megoldásaink beépített testreszabási funkcióinak köszönhetően a bevezetést követően számos paraméterezési, módosítási lehetőség áll a rendszer üzemeltetői, adminisztrátorai rendelkezésére. Ezek egyike sem igényli szállítói erőforrás bevonását, illetve fejlesztői tudást.
Alkalmazásaink multi-platform rendszerek, melyeket Windows, Linux és Macintosh környezetben egyaránt alkalmazhatunk. A rendszerek szerverkörnyezetbe történő telepítést követően intraneten, vagy interneten keresztül érhetők el. A megoldás használatához a felhasználóknak mindössze egy böngészőre van szükségük.

Iratkezelő megoldást keres?

Ismerje meg TriDoc enterprise megoldásunkat.